EVENTO VIRTUAL, EVENTO HÍBRIDO Y WEBINAR, ¿SON LO MISMO?

¿Qué es un evento virtual?

Los eventos virtuales son prácticamente un evento físico replicado en línea, pero sin algunas de las limitaciones de un evento físico. Son encuentros que permiten a los organizadores, oradores, asistentes y patrocinadores interactuar de forma remota a través de un entorno virtual, normalmente mediante la emisión de contenidos por streaming.

Sus características principales:

• Son ‘CUSTOMIZADOS’ por el propio asistente (te lo explicamos mejor en el próximo punto).
• Son INTERACTIVOS (y esta interacción va más allá de una franja final de preguntas y respuestas).
• Cada asistente tiene una EXPERIENCIA ÚNICA, diferente a la del resto de asistentes.

Entre las ventajas de un evento virtual respecto a uno presencial destacan:

• Podrás ampliar el alcance de tu evento a una audiencia mayor y conseguirás aumentar la visibilidad de tu marca.
• Permitirás a tus asistentes interactuar con el contenido de tu evento en cualquier lugar y en cualquier momento.
• Dependiendo del tipo de evento, podrás reducir el coste de producción significativamente.
• Podrás monitorizar la asistencia a las distintas sesiones, algo que resulta complicado en un evento presencial.
• Podrás conocer mejor las preferencias de tus asistentes analizando su viaje a través de tu evento virtual.

Un ejemplo de evento virtual son las conferencias virtuales, donde los asistentes pueden asistir a las ponencias a en tiempo real, confeccionar su propia agenda e interactuar con otros asistentes.

También están las ferias virtuales, donde al igual que en las ferias tradicionales, los asistentes interactúan con distintos expositores y patrocinadores, obteniendo demostraciones en directo de los productos o servicios que éstos ofrecen.

Con la democratización de los webinars durante los últimos meses, parece que cualquiera puede organizar un evento en línea, pero no. Un evento virtual es mucho más complejo que un webinar.

¿En qué se diferencia un evento virtual de un webinar?

Los webinars son un canal valioso para conectar con una audiencia, pero son distintos a los eventos virtuales en algunos aspectos clave.

Bizzabo hace la siguiente distinción en su informe ‘Going Hybrid’ (if you speak english, ¡te lo recomendamos!):

• Un webinar es UNIFORME, mientras que un evento virtual es CUSTOMIZABLE.
• En un webinar el asistente toma un papel mayormente PASIVO, mientra que un evento virtual es INTERACTIVO.
• Un webinar ofrece una EXPERIENCIA SIMILAR, mientras que en un evento virtual cada asistente tiene una EXPERIENCIA ÚNICA.

Uniforme vs. Customizable

Los webinars son uniformes. Consisten en una única sesión, por lo que si yo, como asistente, participo en un webinar, estoy participando en una sola sesión.

Los eventos virtuales, por otro lado, pueden tener una agenda que se extiende a lo largo de horas o incluso días, pudiendo celebrarse más de uno simultáneamente. Como resultado, el asistente tiene la oportunidad de «customizar» su propia experiencia y elegir a qué sesiones le gustaría asistir.

Pasivo vs. Interactivo

Los webinars pueden incluir encuestas, sondeos y tandas de preguntas y respuestas, pero la mayor parte de la interacción del webinar se limita a esta tipología de interacciones.

Los eventos virtuales ponen a disposición de los asistentes distintos ‘espacios virtuales’ en los que los asistentes pueden interactuar entre sí durante y entre las sesiones. De esta forma, los asistentes puedan charlar con los oradores y los patrocinadores como un componente extra de la experiencia del evento. El componente de networking se suma también a otras herramientas, como las encuestas y sondeos, también propias de los webinars.

Experiencia similar vs. Experiencia única

Debido a que un asistente tiene la oportunidad de crear su propia agenda e interactuar más allá de una sola sesión, los evento virtuales suponen una experiencia única para cada usuario.

               OJO: la información que obtengas de el viaje de tus asistentes será muy valiosa, pues podrá ayudarte a enviarles mensajes de seguimiento más personalizados y a adaptar mejor las experiencias tanto virtuales como presenciales de cara al futuro.

¿Qué es un evento híbrido?

Como su nombre indica, un evento híbrido es aquel que combina elementos propios de un evento virtual con características de un evento presencial. Generalmente tienen un componente virtual en el que el evento va más allá de la limitación geográfica (el local) y la limitación temporal (el momento).

Este componente se puede añadir, por ejemplo, mediante las siguientes acciones:

• Retransmisión en vivo.
• Integración de preguntas y respuestas virtuales o encuestas.
• Creación de salas virtuales para grupos.
• Integración de chat y redes sociales.
• Disponibilidad ‘a posteriori’ de una biblioteca de contenido a la carta.

               OJO: el objetivo no es introducir tecnología sin sentido, sino más bien mejorar la experiencia para todos los que participan.

Los eventos híbridos te permiten ampliar el alcance de tus eventos presenciales a una audiencia virtual, sin tener que añadir demasiados gastos a la producción, simplemente aprovechando una variedad de herramientas.

Por su parte, una estrategia de eventos híbrida es aquella que compagina los eventos presenciales con eventos online tipo webinar.

Conclusión: