WEBINARS & ENGAGEMENT: CÓMO GARANTIZAR QUE TUS INVITADOS NO SE MARCHEN

Somos seres sociales que anhelan la conexión. El Covid-19 no ha hecho otra cosa que reforzar esa necesidad. Por lo tanto, para que una experiencia virtual sea atractiva, debe ser interactiva. Webinars incluidos.

No ha pasado un día sin toparte con un webinar en Linkedin o en la bandeja de entrada. A nosotros también nos sucede. Como consecuencia, nos hemos convertido en usuarios mucho más exigentes a la hora de escoger a qué webinar asistimos y cuáles dejamos pasar.

También hemos perdido compromiso (engagement para los marketeros): ¿Cuántos webinars hemos empezado y abandonado a los 10 minutos para ponernos a fregar los platos?

Pero no te desmoralices si entre tus próximas tareas está organizar un webinar. La clave del éxito es diseñarlo teniendo en mente a los participantes, aprovechando al máximo el potencial de las plataforma, fomentando el aprendizaje y el networking.

A continuación te presentamos una selección de estrategias que, bien jugadas, conseguirán un 80% de éxito entre tu audiencia. El 20% son distracciones que no podemos controlar 😉

1. Mantén el objetivo del webinar en mente

Plantéate lo que quieres que tus invitados piensen, sientan o hagan tras el webinar. Y no lo olvides.

Plantéate lo que quieres que tu público virtual piense, sienta o haga como resultado de participar en tu webinar. Este será tu punto de partida. Para ponértelo más fácil, puedes hacerte las siguientes preguntas:

¿Cuál es el propósito general de mi webinar? Generar awareness, leads, etc.
¿Qué tipo de contenido necesita mi público objetivo? Contenido educacional, accionable, aspiracional, etc.
¿Cómo mediré el impacto? Qué KPIs utilizarás para medir el éxito de tu webinar.

Una vez tengas esas respuestas, puedes comenzar a determinar el resto de aspectos, para conseguir los resultados deseados. La clave es enfocar la planificación de tu webinar de la misma manera que si fuera cara a cara. Si tu objetivo es proporcionar contenido relevante que involucre a los asistentes e incentive la interacción y el ‘networking’, entonces tendrás que configurar la ‘sala virtual’ con la misma mentalidad que tendrías si todos estuvieran en persona.

2. Escoge la plataforma adecuada para tu formato

Encuestas, transmisiones en vivo y emailing, lo que necesites.

El mejor software para webinars es aquel que facilita la grabación, el intercambio y seguimiento de tu audiencia sin ninguna dificultad ni interrupción.

Nosotros te recomendamos:

Zoom: permite compartir pantalla, incluye chat, posibilidad de añadir un fondo virtual y de retransmisión en directo por Facebook Live y YouTube Live de forma simultánea. Opción gratuita con limitaciones o de pago.
Go to Webinar: incluye grabación de las sesiones en vídeo, la calidad de vídeo y audio es muy buena y otras funcionalidades avanzadas como votar en directo, recopilar informes de asistencia.
Google Meet: herramienta completamente gratuita desde Mayo de 2020, con una interfaz especial para manejar hasta 100 personas en una sola llamada y compartir pantalla.

Asegúrate de usar una plataforma que tenga chat. El día del webinar lleva a los participantes allí temprano. Tenla abierta por lo menos 30 minutos antes del comienzo de tu webinar y mantenla para interactuar con los asistentes, hasta que el último se vaya.

Además, al igual que lo harías si estuvieras cara a cara, usa la función de la cámara de vídeo para que los participantes te vean. No te limites a mostrar tus diapositivas de PowerPoint con la voz en off, aunque tengas que pasar un poco de vergüenza.

3. Ten siempre a un anfitrión virtual designado

No más «Houston, we have a technical problem» ni «uy, cosillas del directo».

Cuenta con al menos un moderador virtual cuyo papel sea el de dar la bienvenida a todos en el chat y lanzar preguntas y comentarios que estimulen la interacción. Ojo: no podrá ser uno de los oradores. ¿Por qué? Servir de anfitrión de los asistentes debe ser una labor constante, con tareas previas y posteriores al webinar.

Considéralo como un conserje virtual que te proporciona apoyo técnico. Además, puede ser la persona encargada de enviar un mensaje a los oradores si necesitan profundizar en un concepto o una pregunta que haya resonado particularmente en el chat.

4. Menos es más

Y divide y vencerás.

No se puede esperar que una sesión presencial de 60 minutos, en la que los asistentes reciben múltiples estímulos para mantener su atención, tenga el mismo éxito virtualmente. Es por ello que te recomendamos que reduzcas tu contenido a la mitad y utilices las intervenciones del público para llenar el resto de la hora.

Otro consejo: divide tu contenido en tramos de cinco a siete minutos y después de cada bloque trata de involucrar a la audiencia con una pregunta. Puedes preguntar algo así como:

¿Alguno de vosotros trabaja en el sector X y nos puede compartir su perspectiva sobre lo comentado anteriormente?

5. Considera pre-grabar la presentación

El chat terminará siendo una mina de oro.

Si tus ponentes invitados (o tu mismo) no se sienten cómodos frente a una cámara o están preocupados por meter la pata, o un fallo técnico, o que uno de sus hijos entre en el fondo, puedes pre-grabar la presentación. Después, simplemente tendrás que retransmitir la presentación grabada a tu audiencia virtual.

Esta técnica puede ser particularmente útil si tu evento tiene varios ponentes, pues tendrás mayor control sobre su extensión real. Sí, se pierde la magia del directo pero… ¿la parte positiva? los ponentes podrán interactuar con los participantes en el chat simultáneamente y completar el contenido de sus ponencias con respuestas a preguntas del público.

Además, el público se sentirá a gusto lanzando preguntas más específicas y el chat terminará siendo una mina de oro.

Otras formas para aumentar el engagement de tus webinar son:

Lanza una encuesta para obtener la opinión de la audiencia
Permite que algún asistente interactúe mediante el micrófono.
Propón ejercicios y retos. Algo tan simple como «Escribe 3 cosas que [completar]. Tómate 2 ó 3 minutos, y escríbelas de verdad».
En lugar de abordar tu tema en términos teóricos, elige a una persona al azar directamente y muestra tus habilidades, experiencia o producto en tu público.
Utiliza música y vídeos cortos para liberar la mente de tu asistentes y permitirles que cambien el ‘chip‘.
Y la última, solo apta para expertos: separa a las personas de forma aleatoria y asigna salas de ‘networking’ (o descanso) donde puedan interactuar. Por ejemplo, Zoom soporta hasta 50 salas de descanso con un máximo de 200 personas por sala.