LAS 5 PREGUNTAS QUE TE DEBES HACER PARA ORGANIZAR BIEN UN EVENTO

Hay 5 preguntas que, respondidas adecuadamente, te van a ayudar a que tu evento salga bien.

¿Qué? – ¿Quién? – ¿Cómo? – ¿Dónde? – ¿Cuándo?

Son las de siempre, las que conociendo su respuesta, convierten el problema en solución.

Desde YIMBY queremos darte las respuestas a cada una de ellas, para que a la hora de organizar un evento, sepas cómo resolver las dudas que te puedas encontrar. De esta forma, la ejecución del mismo no será un problema sino un motivo de satisfacción por lo bien que resultó.

Contestar a todas en un solo post sería demasiado largo así que éste va a ser un post de introducción en el que te explicaremos  qué vamos a tratar en cada uno de los futuros artículos en los que ya desarrollaremos más profundamente cada pregunta.

Por sentar un punto de partida, suponemos que el evento,

  • responde a una necesidad (la que sea, identificada y clara)
  • y tiene un objetivo medible (en la medida de lo posible), para que pueda evaluarse el resultado del evento.

Habitualmente, esas dos cosas, la necesidad y el objetivo, se plasman en un presupuesto (que  sería el ¿cuánto? y queda fuera de este post), que entendemos está establecido y cerrado para el evento que nos han encargado organizar.

Así que, partiendo de esta línea de salida, vamos allá…

¿”Qué” voy a necesitar?

¿Qué puedo incorporar al evento? ¿Qué catering es el adecuado? ¿Qué alternativas novedosas hay al catering tradicional?

Lo que habitualmente es necesario para llevar a cabo un evento y lo que te puede ayudar a que sea más espectacular.

¡Lo desarrollaremos más en el próximo post!

¿A “Quién” tengo que llevar al evento?

Público objetivo: ¿invitados, asistentes?

El público objetivo es lo más importante, ya que todo el diseño del evento gira en torno al target, a las personas que esperamos que asistan.

Es habitual considerar al evento como una de las actividades del marketing “off line” con la que se pretende conseguir que el cliente recuerde o asocie la experiencia del evento con el producto / servicio que representamos.

¡Te lo contaremos!!

¿”Cómo” lo hago para cumplir el objetivo?

¿Personal de apoyo? ¿Técnicos? ¿Contratamos azafatas?

Probablemente la pregunta con más contenido, ya que es la que marca el buen desarrollo del evento.

El ¿cómo? es lo que se entiende como la producción del evento, donde se emplean diferentes herramientas para su buena ejecución, como, por ejemplo, la escaleta.

La producción: te explicaremos cómo desarrollarla, sin que se escape ningún detalle.

¿”Dónde” realizo el evento?

Respondiendo al ¿dónde? te contaremos cuales son los parámetros que te van a ayudar a elegir el espacio, la disposición de los invitados más adecuada al evento que vayas a realizar, las opciones de iluminación existentes, y muchas otras cosas que afectan al lugar que elijas para realizar tu evento.

¿”Cuándo” tengo que dar cada paso?

¿Cuándo tengo que empezar a buscar espacios? ¿Cuándo pido presupuestos?, ¿Cuándo envío las invitaciones? ¿Cuándo contrato a los técnicos? ¿Y los horarios? ¿Cuándo ….?

Cuándos importantes, que tienen su respuesta y que te mostraremos más adelante.

¡No te lo pierdas!

¿Qué te parece? ¿Te gusta lo que vamos a contar? Pues no dejes de seguirnos. Iremos dando las respuestas en próximos posts de nuestro blog.

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