PARA ORGANIZAR BIEN UN EVENTO… ¿A «QUIÉN» TENGO QUE LLEVAR AL MISMO?

Hoy toca, el “Quién”, el del público objetivo del evento que pretendemos organizar, también un punto muy importante ya que, si no hay “quién”, no hay evento. 

En el primero de estos posts con los que pretendemos ayudarte a que tu evento salga bien, ya sentamos un punto de partida en el que suponíamos que: 

  • El evento responde a una necesidad.
  • El evento tiene un objetivo y si es medible, mejor.

 Esa “necesidad” suele estar dentro del Plan de Marketing de la empresa y, por lo general, necesita de diferentes disciplinas del Marketing Mix para poder resolverse. 

Desde ese punto de vista, la realización de un evento entraría dentro de lo que se denomina marketing “off line” (por oposición al “on line” o digital) y tendría como objetivo básico conseguir que el asistente asocie el producto / servicio de la empresa con la experiencia que consigamos trasmitir con la participación en el evento. 

Por tanto, para su desarrollo y planificación, es necesario tener muy claro a quién nos dirigimos y cómo podemos conseguir que el producto /servicio esté adecuadamente representado en el evento. 

Siendo esta parte del “Quién” la más importante, tampoco debemos olvidar cosas tan sencillas como diferenciar claramente entre “invitado” y “asistente”.

Se tiende a confundir ambos términos, en la creencia que todos nuestros invitados van a terminar asistiendo, y ello redunda en un evento sobredimensionado. 

Por ello, unas recomendaciones:  

  • Si estas en la fase de invitar a los asistentes, ya has cerrado la fecha y el lugar, con lo cual haz un “Savethe date” con el espacio para que nadie te pise tu elección. 
  • Ten tu BBDD actualizada y preparada exprofeso para el evento. 
  • Envía las invitaciones con suficiente antelación como para conocer el número de asistentes aproximado antes de finalizar la preparación del evento.
  • No dudes en realizar, al menos, una insistencia con el objetivo de acercar al número estimado los asistentes al evento. 

Ten en cuenta que el número de asistentes influye en tu presupuesto, no tanto por el espacio en sí, sino por el complemento de catering que pueda estar asociado. 

Convertir al invitado en asistente, es tan importante que desde hace ya algún tiempo estamos observando organizadores que premian al que asiste con un original detalle, generalmente personalizado. 

Volveremos sobre el “Quién” más adelante porque, como puedes comprobar, es una parte delicada en la ejecución de un evento. 

Nos vemos en nuestro próximo post que tratará sobre el  “Cómo”, también  importante y de mucho calado!

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