PARA ORGANIZAR BIEN UN EVENTO… ¿” CUÁNDO” TENGO QUE DAR CADA PASO?

Sillas y atril en formato teatro para un evento en la sala YES

Después de ver el “Qué”, el “Quién”, el “Cómo” y el “Dónde” de la organización de un evento, finalizamos esta serie de seis posts con el “Cuándo”.

Ya hablábamos del “Cuando” en el primer post de esta serie y nos preguntábamos:

¿”Cuándo” tengo que dar cada paso? ¿Cuándo tengo que empezar a buscar espacios? ¿Cuándo pido presupuestos? ¿Cuándo envío las invitaciones? ¿Cuándo contrato a los técnicos? ¿Y los horarios? ¿Cuándo…?

“Cuandos” importantes que tienen su respuesta y de los que hablamos en este (por ahora) último artículo de esta serie.

Debemos tener en cuenta los diferentes hitos temporales importantes que son necesarios para la buena organización del evento:

1-DEFINICIÓN DE FECHA PARA EL EVENTO: La fecha es clave en la realización del evento ya que va a suponer un gran impacto en la asistencia en función de cuando se haga.

No se deben elegir fechas de vacaciones o días festivos. Los lunes tampoco se recomiendan debido a que son considerados días de organización semanal. Y, en caso de que se busque repercusión mediática, no se recomienda realizar un evento en los días señalados por la competencia.

Un reloj expuesto en la sala YARD de YIMBY

Los “mejores” días para  hacer los eventos son miércoles, jueves o viernes, aunque el jueves es el día por excelencia elegido por muchas compañías para realizarlos.

Es importante también tener en cuenta los días conmemorativos para la compañía como puede ser el aniversario de apertura o lanzamiento de producto.

En cuanto al horario, es importante realizarlo en un horario en el que no se interrumpa la jornada laboral en su totalidad, esto hará que los asistentes al evento tengan suficiente tiempo por la mañana o por la tarde de realizar sus tareas laborales.

2-ORGANIZAR UN CRONOGRAMA: Una vez asignado el horario y la fecha es imprescindible realizar un cronograma con las diferentes tareas que deben realizarse hasta el momento del evento.

Lo recomendable es tener en mente el día del evento  e ir hacia atrás definiendo las distintas fechas límite para cada acción.

Os dejamos como ejemplo algunos momentos clave en la planificación:

  • 2 meses antes: visita al espacio, reserva del espacio, la confección de la lista de invitados.
  • 1 mes antes: envío de invitaciones, contratación de servicios.
  • 1 semana antes: comprobación de los servicios subcontratados.
  • 1 día antes: prueba de elementos técnicos, equipo de audiovisuales, luz, soportes informáticos…
  • El día del evento: Coordinación de todos los servicios y asistencia a los invitados.
El patio YARD con personas en un coffe break

Con este post “didáctico” finalizamos esta serie sobre las diferentes cuestiones que debemos tener en cuenta a la hora de organizar un evento.

Esperamos que os haya servido, al menos, un poco si estáis pensando en embarcaros en este interesante mundo de la organización de eventos.

Nosotros ya estamos pensando en temas que os puedan interesar para próximos posts.

Por supuesto, si estás interesado en que hablemos de un tema en concreto, no tienes más que dejarnos un comentario al final de este post.

Gracias por leernos!

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