PARA ORGANIZAR BIEN UN EVENTO… ¿»QUÉ» VOY A NECESITAR?

¿Qué voy a necesitar? ¿Qué puedo incorporar al evento? ¿Qué catering es el adecuado? ¿Qué alternativas hay al catering tradicional?

Enfrentarse a la realización de un evento puede parecer un reto complicado, pero se simplifica notablemente si se tiene claro “Qué” es lo que se puede hacer.

Es el objetivo de este post: explicar de forma rápida y sencilla hasta dónde se puede llegar a la hora de planificar un evento en sus detalles más relevantes.

Como comentamos en el primer post de “Cinco Preguntas …”, la realización del evento debe responder a una necesidad y tener un objetivo, para lo cual hay un presupuesto con el que tienes que afrontar la organización.

Con ese presupuesto hay que generar:

  • el contenido, el corazón del evento, el motivo por el que se va a atraer a los invitados y con el que se intentará cumplir el objetivo marcado.
  • y los complementos, los que refuerzan el contenido para hacerlo más atractivo, más interesante para los asistentes.

EL CONTENIDO

Generalmente, la necesidad y el objetivo del evento crean el contenido.

Bien porque tu propia empresa es quien da las ponencias o charlas, bien porque la presentación del producto o servicio en cuestión demanda un espacio determinado… Por cualquiera de los muchos motivos que hayan motivado el evento, quien mejor va a saber cómo generar el contenido vas a ser tú.

Por YIMBY pasa un gran número de ponentes profesionales, que en muchas ocasiones sorprende, y que puede serte de utilidad cuando tengas que buscar “algo diferente”.

Solo un par de ejemplos que para nosotros son de lo mejor que hemos visto en nuestros espacios:

  • SalvaROCK: Salva es un músico muy especial. Adapta sus conocimientos al entorno del evento y consigue momentos intensos de relación con los asistentes, utilizando su guitarra y su experiencia en el mundo musical y empresarial, uniendo ambos conceptos dentro de la temática del evento y consiguiendo que los asistentes disfruten de un rato divertido y, a la vez, con contenido.
  • David Meca: Un conocido deportista, nadador de fondo, con increíbles retos conseguidos en su vida profesional, que ahora comparte en sus ponencias los valores que le permitieron conseguir ser el mejor del mundo en su especialidad.

LOS COMPLEMENTOS

Sin olvidar que lo más importante es el contenido, una vez resuelto, debemos volcarnos en qué es lo que tenemos que hacer para conseguir “envolverlo” en todo aquello que lo realce, que lo convierta en algo inolvidable para el asistente.

Y ese “envoltorio” son los complementos.

El más habitual es el catering, por dos motivos: uno, porque se convierte en la parte lúdica del evento; dos, y no menos importante, porque hay que intentar satisfacer también las necesidades gastronómicas que se dan en la duración habitual de un evento.

Las opciones de catering disponibles son muy numerosas y están supeditadas (como no podía ser de otra forma) al presupuesto. Aunque no sea más que para nombrar las más importantes, podemos encontrarnos con:

  • Desayuno de trabajo: suele ser sentados, que en su versión de pie se conoce como Coffee Break, mucho más habitual.
  • El Cóctel, la fórmula más empleada para un almuerzo de pie, que se puede complicar tanto como lo permita tu presupuesto, pudiendo llegar a ser una Comida o Cena sentados, con camareros sirviendo las mesas, como en los mejores restaurantes.

Nosotros, en YIMBY, en contra de lo habitual en otros espacios, no obligamos a utilizar un determinado proveedor de catering. Así hemos conocido un gran número de empresas que prestan ese servicio, como Sweet & Drinks, Iruña Catering, Gastrolunch o Hambroneta, solo por citar algunos ejemplos.

Pero ¿qué pasa cuando ya has hecho muchos eventos y has probado las diferentes fórmulas de catering que hemos comentado? ¿Hay otra forma de que nuestros invitados puedan disfrutar de una buena comida distinta al catering tradicional? La respuesta es sí: el Street Food. Consiste en utilizar puestos temáticos de comida, a los que se acercan los invitados a consumir lo que les apetezca (a diferencia del cóctel en el que los camareros llevan las bandejas a los asistentes). En nuestros espacios ha habido Street Food con empresas como El Puertito y sus espectaculares ostras, o los exquisitos quesos de La Petit Fromagerie, sin olvidarnos del salmón noruego de Keia o los combinados de Mind Shakers. Una excelente alternativa, que también puede ser un complemento al cóctel tradicional.

Pero no todo es comer. Hay otros complementos que pueden hacer que tu evento sea significativamente mejor para los asistentes. Te vamos a hablar de tres, dejando algo en el tintero para ampliarlo en el futuro.

1.- Si necesitas que el mensaje del ponente quede retenido en la memoria de los asistentes, puedes utilizar técnicas de visual thinking como las que emplea Makusi, que ha estado en YIMBY en varias ocasiones demostrando la capacidad de su personal para convertir en imagen lo que va desarrollando el ponente.

2.- Otra opción interesante y que en YIMBY puedes utilizar, al tener una cocina a tu disposición en la Sala BACK, es completar el evento con un showcooking en el que participen todos los asistentes. A nosotros siempre nos han sorprendido nuestros amigos de La Sartén de Cordelería.

3.- ¿Quieres guardar un buen recuerdo del evento? Contrata un buen fotógrafo. Nosotros te recomendamos a uno de los jóvenes fotógrafos más prometedores de Bizkaia: Mauri Martín, que ha estado presente en un gran número de eventos en nuestros espacios, siempre con un excelente trabajo.

Y, por el momento, lo dejamos para no extender demasiado el post. Volveremos con un “El Qué 2.0” donde os presentaremos otros contenidos o complementos que resulten interesantes.

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