PARA ORGANIZAR BIEN UN EVENTO… ¿” DÓNDE” LO HAGO PARA QUE TODO SALGA BIEN?
Hoy toca el “Dónde” o, dicho de otra manera, la elección del espacio ideal para el evento que tenemos planteado. En los anteriores posts (el “Qué”, el “Quien” y el “Cómo”) hablábamos de la selección adecuada de los servicios necesarios. Algunos como la base de datos de invitados o la logística propiamente dicha eran importantes para la consecución del objetivo final. En este, en el “Dónde”, elegir el lugar adecuado es fundamental.
Como en otras ocasiones, el público objetivo debe ser quien segmente el tipo de espacio que necesitamos. Ya sea por perfil de edad, por tipo de actividad, o por cualquier otra variable que podamos conocer, debemos tener en cuenta variables como:
- Superficie: el tamaño debe estar ajustado al número de asistentes esperado, en definitiva, tener en cuenta el aforo.
- Ubicación: su ubicación debe ser lo más céntrica posible y fácilmente identificable, para que llegar al lugar no sea un inconveniente.
- Tipos de espacios: salas únicas, modulables, espacio diáfano… deberemos ver qué posibilidades nos ofrece el espacio de cara, por ejemplo, a crear diferentes zonas o ambientes.
- Diseño: con un diseño atractivo, que invite a conocer el espacio (o a repetir si ya lo conoce), que vaya en la línea del evento y si, además tiene algo “especial”, que lo diferencie de otros espacios al uso, aún mejor.
- Equipamiento y servicios disponibles: de algunos de ellos ya os hemos hablado en anteriores posts: catering, audiovisuales, mobiliario, …
- Presupuesto: por supuesto, deberemos tener en cuenta el presupuesto del que disponemos para decantarnos por un espacio u otro.
- Accesibilidad: con fácil acceso tanto por trasporte público como privado.
En definitiva, conseguir que la elección del espacio represente un valor añadido para el evento, invite a asistir al mismo y se convierta en uno de los motivos para que el invitado diga: “Si, voy a ir; no me lo puedo perder”
Aunque nos adelantemos un poco al próximo post (el “Cuando”) no está de más que expliquemos en éste la importancia de reservar el espacio con suficiente antelación. De esta manera, podremos garantizar su disponibilidad y coordinar todo el resto de los servicios necesarios orientados hacia el espacio elegido.
Hoy en día está aceptada la figura de la pre-reserva mediante la cual se puede tener reservado un local durante un periodo determinado de tiempo sin necesidad de desembolso económico.
Con esta pre-reserva se puede hacer algo muy recomendable: visitar todos los espacios preseleccionados para evitar sorpresas. Aunque la información de las páginas web de los espacios para eventos cada día es más completa, es conveniente conocer personalmente el local. Así podremos comprobar su capacidad, su luminosidad, su estética, la disponibilidad de mobiliario, en definitiva, sus posibilidades de cara al evento que queremos realizar.
¡Hasta el próximo post!
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Me parece un excelente post, en el que se resume muy bien los temas más peliagudos de la selección de un espacio para la realización de un evento. Muy bien escrito. Muy bien explicado.